در بررسی محیط خارجی ابتدا عوامل تاثیر گذار خارجی در دو محیط عمومی و تخصصی شناسایی شده و تحت عنوان عوامل تاثیرگذار خارجی فهرست می شوند. سپس وضعیت جاري و روند آتی این عوامل بر اساس مستندات و نظرات مدیران و کارشناسان پیش بینی می شود. این بررسی ها باید در محدوده اطلاعات موجود و نظرات افراد مطلع صورت گرفته و قرار نیست که مطالعات جامع و کاملی براي این عوامل انجام شود. پس از شناسایی عوامل تاثیرگذار خارجی و روند آنها، میزان کمک هر کدام از عوامل در دستیابی به مقاصد آرمانی سازمان مشخص می شود . عواملی که به سازمان در رسیدن به مقاصدش کمک می کند « فرصت » تلقی می شوند. و عواملی که مانع دستیابی به آن می شوند « تهدید » تلقی می شوند.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
با استفاده از ماتریس ارزیابی عوامل خارجی می توان عوامل اقتصادي، اجتماعی، سیاسی، تکنولوژیک و تخصصی را ارزیابی کرد. در ماتریس ارزیابی عوامل خارجی، صرف نظر از تعداد عوامل، امتیاز نهایی این ماتریس بین 1 تا 4 خواهد بود . اگر این عدد به چهار برسد بدین معناست که سازمان در محیط خارجی خود براي رسیدن به چشم انداز و در اجراي ماموریت با شرایط عالی (فرصت) روبرو است.
عدد 1 بیانگر این است که شرکت در محیط خارجی و در مجموع با تهدید روبرو است و می بایست به گونه اي عمل کند تا از تهدید ها احتراز کرده و آنها را به فرصت تبدیل نماید.
براي تهیه ماتریس ارزیابی عوامل خارجی باید پنج گامهاي زیر طی شود:
1. فهرست عوامل تاثیرگذار خارجی در ستون اول نوشته می شود.
2. به عوامل فهرست شده ضریب اهمیت داده می شود. این ضرایب از صفر (بی اهمیت ) تا یک (بسیار مهم) می باشند. ضریب نشان دهنده اهمیت نسبی یک عامل بر اساس میزان مهم بودن آن عامل در موفقیت سازمان در صنعت یا بخش مربوطه در مقایسه با سایر عوامل است . معیار تعیین ضرایب اهمیت، ماموریت و چشم انداز است. به منظور سادگی در تعیین ضرایب اهمیت عوامل ابتدا از مدیران خواسته شده است تا به اجزاي محیط خارجی یعنی محیط اقتصادي، محیط سیاسی و حقوقی، محیط تکنولوژیک، محیط بین الملل، محیط اجتماعی و فرهنگی ومحیط تخصصی ضریب اهمیت بدهند و سپس ضرایب اهمیت هر یک از گروه هاي عوامل خارجی را جداگانه تعیین کنند.
3. به هر یک از عوامل رتبه 1 تا 4 داده می شود و این عدد بیانگر میزان کمک آن در دستیابی به مقاصد بوده و عاملی که مانع است، « فرصت » آرمانی می باشد. عاملی که به دستیابی به مقاصد کمک می کند « تهدید » تلقی م یشود. نحوه تعیین اعداد براي عوامل صورت زیر است:
– عدد 4 به معنی فرصت جدي،
– عدد 3 به معنی فرصت نسبی،
– عدد 2 به معنی تهدید نسبی،
– عدد 1 به معنی تهدید جدي.
4. پس از شناسایی ضریب اهمیت و رتبه عوامل، اکنون می توان امتیاز آنها را محاسبه کرد . امتیاز از هر عامل حاصل ضرب ضریب اهمیت در رتبه است. مجموع این امتیازات، وضعیت عوامل محیط خارجی را نشان می دهد. امتیاز نهایی عوامل خارجی عددي بین 1 تا 4 خواهد بود. در صورتی که امتیاز بین 1 تا 2/5 باشد، مجموعه عوامل خارجی در بردارندة تهدید است و در صورتی که امتیاز بین 2/5 تا 4 باشد محیط خارجی به عنوان محیطی که داراي فرصت است ، شناسایی می شود.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
مراحل بررسی عوامل خارجی
ارزیابی عوامل خارجی به ماتریس ارزیابی عوامل خارجی منتهی خواهد شد. براي رسیدن به ماتریس، مراحلی باید طی شود که عبارتند از:
مرحله 1: در آغاز بررسی عوامل خارجی، طبق معمول دبیرخانه برنامه ریزي استراتژیک فهرست زیر را از عوامل پیشنهادي خود را در آن وارد می کند. این کاربرگ به عنوان پیش نویس بوده و براي بررسی در دستور کار کارگروه کارشناسی قرار می گیرد. این کارگروه عوامل تاثیرگذار را شناسایی کرده و کاربرگ را کامل می کند.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
مرحله 2 : در صورت شناسایی عوامل تاثیرگذار خارجی، اکنون نوبت به بررسی وضعیت موجود و پیش بینی روند آنها در آینده می رسد. این بررسی از طریق مستندات موجود و مصاحبه با مدیران و کارشناسان انجام می شود.خلاصه اي از نتایج بررسی هر عامل در دو یا سه خط در کاربرگ زیر وارد می شود.
این کاربرگ براي اطلاع رسانی بوده و قرار نیست درمورد آن نظر داده شود.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
مرحله 3: کارگروه با استفاده از نتایج بررسی هاي انجام شده و همچنین بحث و بررسی گروهی، کاربرگ زیر را تکمیل می کند.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی
مرحله 4: نتایج کارگروه در مرحله قبل در دبیرخانه جمع بندي شده و امتیاز محیط خارجی محاسبه می شود. اطلاعات به دست امده در کابرگ زیر که همان ماتریس ارزیابی عوامل خارجی است، وارد شده و ببه کمیته ارائه می شود. کمیته استراتژیک نتایج را بررسی، اصلاح و تصویب می کند و دبیرخانه آن ها را مستند کرده و براي ادامه کار نگهداري می کند.
ماتریس ارزیابی عوامل خارجی